TimeOFF - składanie wniosków urlopowych przez SharePoint'a | Fild.NET

TimeOFF – składanie wniosków urlopowych przez SharePoint’a

TimeOff dla SharePoint 2013 to aplikacja przeznaczona dla działów Human Resources, która usprawnia proces składania i rozpatrywania wniosków urlopowych w firmie. Dzięki aplikacji pracownicy firmy mogą łatwo składać wnioski urlopowe, a uprawnione osoby mogą je akceptować bądź odrzucać. TimeOff oferowany jest w wersji Lite –  dla małych organizacji, oraz w wersji PRO – dla większych organizacji. Program może także zostać przygotowany dla innych wersji platformy SharePoint oraz dostosowany do specyficznych potrzeb i wymagań klientów.

TimeOFF Lite – najważniejsze funkcje

TimeOFF Lite to aplikacja przeznaczona dla małych organizacji. Oferuje ona następujące funkcje:

  • możliwość określenia dowolnych rodzajów nieobecności w pracy i zależności między nimi, a także ustawowych dni wolnych od pracy,
  • możliwość przypisania każdemu pracownikowi przysługujących mu dni wolnych od pracy (w rozbicu na każdy z wcześniej określonych rodzajów nieobecności),
  • możliwość samodzielnego sprawdzenia przez pracownika dostępnego wymiaru urlopu,
  • możliwość złożenia wniosku urlopowego przez pracownika,
  • możliwość tworzenia planów urlopowych widocznych wyłącznie przez pracownika i ich późniejszej zmiany na wnioski urlopowe,
  • jednopoziomowa akceptacja wniosków, np. przez prezesa firmy,
  • kalendarz pracownika, który przedstawia jego wnioski i plany urlopowe, a także umożliwia śledzenie statusu poszczególnych wniosków.

Przykładowa strona TimeOFF Lite - "Nowy formularz wniosku urlopowego"

TimeOFF PRO – najważniejsze funkcje

TimeOff PRO jest aplikacją przeznaczoną dla większych organizacji. Oferuje ona następujące funkcje, rozszerzające standardowe możliwości wersji Lite:

  • Dwuetapowa akceptacja wniosków urlopowych, dostępna w zależności od rodzaju wniosku (np. przez menadżera i dział HR),
  • Powiadomienia e-mail z wpisami do kalendarza w planowanym terminie urlopu (iCal),
  • Graficzna prezentacja planów urlopowych pracowników – widoczna dla ich przełożonego i działu HR,
  • Możliwość wskazania asystenta do akceptacji wniosków (np. w imieniu prezesa),
  • Drukowanie wniosków, raporty,
  • Planowane funkcje: eksport danych do zewnętrznych systemów (csv), API do pobierania danych o urlopach, rozbudowane planowanie urlopów, indywidualne kalendarze dni wolnych dla pracowników.

Instalacja

Aplikację TimeOFF można zainstalować w środowiskach Office 365 i SharePoint Foundation/Server 2013.

Aby zainstalować TimeOFF, należy z poziomu witryny SharePoint, na której ma zostać dodana aplikacja, wybrać opcję „Add an app”. Następnie – z menu bocznego – wybierz opcję „SharePoint Store”, co spowoduje przejście do Microsoft Office 365 Marketplace.
Aplikacja znajduje się w zakładce „Human Resources„. Należy wybrać opcję „Add it”, a następnie klikać na kolejne przyciski: „Continue” i „Trust it”. Po wykonaniu tych czynności aplikacja zostanie zainstalowana na platformie SharePoint.
Podczas instalacji płatnej wersji programu TimeOFF PRO, w procesie instalacji należy jeszcze wybrać liczbę licencji, jaką chcemy zakupić. Możemy zakupić licencję i przypisać aplikację dowolnej liczbie użytkowników, w zależności od potrzeb.

Konfiguracja

Po zainstalowaniu aplikacji pojawi się ona w menu „Quick Launch”, co umożliwia jej szybkie uruchomienie w dowolnym momencie. Podczas pierwszego wejścia do aplikacji pojawi się instrukcja jej konfiguracji. Zawsze można powrócić do tej instrukcji – link do niej znajduje się w panelu administracyjnym programu.

W procesie konfiguracji określa się rodzaje nieobecności w pracy i zależności między nimi, a także ustawowe dni wolne od pracy. Każdemu pracownikowi można także przypisać przysługujące mu dni wolne od pracy (w rozbicu na każdy z wcześniej określonych rodzajów nieobecności). Podczas konfiguracji aplikacji należy także wskazać osobę lub osoby, które będą zatwierdzały wnioski urlopowe.

Przykładowa strona TimeOFF - "Opcje administratora"

FAQ

1) Jak wprowadzić wymiar urlopu, który nie ma ograniczenia w danym roku (np. chorobowy)?
W panelu administracyjnym należy dodać taki rodzaj nieobecności w zakładce „Types of leave”, a następnie wprowadzić wartość 365 dni, jako dostępny wymiar tego urlopu na dany rok.

2) W Polsce możemy wziąć urlop na żądanie, którego maksymalny czas wynosi 4 dni na rok. Wykorzystanie tego urlopu pomniejsza dostępny wymiar urlopu wypoczynkowego. Czy aplikacja obsługuje taki typ urlopu?
Tak, w panelu administracyjnym należy dodać typ urlopu „Na żądanie”, wskazując jako nadrzędny typ urlopu „Wypoczynkowy”. Następnie w sekcji „Available numer of days off” należy dodać użytkownikom wymiar urlopu „na żadanie” w liczbie 4 dni . Skorzystanie z takiego typu urlopu pomniejszy wymiar obu urlopów (wypoczynkowego i na żądanie).

Powiedz nam, jak ulepszyć naszą aplikację

Cały czas pracujemy nad rozwojem aplikacji TimeOFF. Dlatego jeśli masz jakiś pomysł, jak usprawnić naszą aplikację, opisz nam go używając tego formularza. Jesteśmy otwarci na wszelkie pomysły i uwagi.

Przeczytaj też wywiad ComputerWorld Polska z Andrzejem Biesiekirskim, Prezesem Zarządu Fild.NET Sp. z o.o., na temat naszych aplikacji dla SharePoint Online.