Case study - Géant Polska | Fild.NET

Wiodąca firma sektora wielkiej dystrybucji usprawnia zarządzanie projektami.

Géant Polska, firma działająca w sektorze wielkiej dystrybucji, upraszcza i usprawnia swój system zarządzania portfelem projektów w oparciu o platformę Microsoft Enterprise Project Management (EPM). Likwiduje w ten sposób wszelkie problemy wynikające z braku porównywalności danych projektowych. Decydując się na oprogramowanie Microsoft Géant Polska ujednolicił zestaw dokumentacji projektowej a także zapewnił ich standaryzację oraz zgodność z wykorzystywaną metodyką PRINCE2 ®. Dzięki zastosowanemu rozwiązaniu Kierownicy Projektów mają jedno, wspólne miejsce do przechowywania całej dokumentacji, członkowie zespołów projektowych raportują postępy prac w narzędziu, które większość zna, informatycy cenią sobie łatwość obsługi systemu a dyrekcja zaczęła wykorzystywać nowe narzędzia analityczne i raportujące.

Sytuacja

Grupa Casino w Polsce
Grupa Casino jest obecna w Polsce od 1996 roku. Zatrudnia obecnie ponad 8.500 pracowników. Rozwija dwa formaty sklepów: hipermarkety Géant i supermarkety Leader Price. 18 hipermarketów Géant zlokalizowanych jest w największych miastach Polski. Każdy z nich o średniej powierzchni sprzedaży ponad 10.000 m² otoczony jest galerią handlową – eleganckim pasażem mieszczącym kilkadziesiąt sklepów oferujących markowe towary oraz punktów usługowych i restauracji. Obroty netto Grupy Casino w roku 2004 wyniosły ponad 3,6 mld złotych.

Asortyment

Ponad 90% oferty handlowej stanowią towary wyprodukowane przez polskich producentów. Asortyment każdego hipermarketu Géant liczy około 40.000 produktów spożywczych, przemysłowych, tekstylnych, RTV i AGD. W ofercie znajduje się również szeroki wybór artykułów spożywczych i przemysłowych własnej marki Leader Price, a także Tattoo – własna marka dla tekstyliów.
Przykładając najwyższą wagę do jakości sprzedawanych produktów Géant wdraża system HACCP. Zapewnia on zachowanie odpowiednich standardów higieny i bezpieczeństwa żywności.

Grupa Casino na świecie

Grupa Casino zatrudnia ponad 200.000 osób w 15 krajach na czterech kontynentach W ciągu ostatnich ośmiu lat Grupa Casino poszerzyła swą działalność zarówno we Francji, gdzie jej pozycja lidera jest niekwestionowana, jak i na świecie – otwierając w tym czasie 181 hipermarketów poza granicami ojczystego kraju, w tym 16 kolejnych w Polsce.

Zarządzanie projektami

Za zarządzanie projektami informatycznymi odpowiedzialnych jest 5 Kierowników Projektów, którzy współpracują z dwudziestoma członkami zespołów projektowych. W realizacji projektów firma posługuje się metodyką PRINCE2 – znajomość tej metodyki była m.in. jednym z kryteriów przy wyborze dostawcy.

Systemem operacyjnym dla firmowych komputerów osobistych jest Windows XP. Oprogramowanie systemowe jest na bieżąco aktualizowane za pośrednictwem Internetu. „Środowisko informatyczne Géant Polska jest jednorodne – wszystkie skomputeryzowane stanowiska pracy pracują pod kontrolą programów Microsoftu. Otoczenie w postaci Worda i Excela jest ‘naturalne’, a przy okazji rozszerza możliwości analityczne systemu” – opowiada Herve Riocreux, Dyrektor ds. Informatyki.

Problemy

Problemy z zarządzaniem portfelem projektów zaczynały się już na etapie inicjalizacji. Dokumentację każdy trzymał na swój sposób – w swoich folderach i we własnych szablonach i formatach. Brak jednolitej teczki projektowej z szablonami stosowanych dokumentów utrudniał później analizę i porównywanie informacji.
Trzymanie informacji nie tylko w różnych formatach ale i w różnych lokalizacjach utrudniało z kolei planowanie nowej inicjatywy, ponieważ informacja była rozproszona.
Kierownik Projektu miał co prawda dane o swoich projektach – ale nie było wspólnej puli zasobów. Jeżeli więc coś się zmieniało w jednym projekcie lub był planowany nowy projekt – to niestety nie był widoczny wpływ zmienionego lub nowego projektu na inne.
Tak utrudniona komunikacja i współdzielenie danych powodowały konieczność dodatkowej pracy – opowiada o tym Mariusz Leszczyński: „Zaplanowanie projektu wymagało odpytania wszystkich pracowników i szefów projektów o ich dostępność”. Nie widząc od razu efektów zmian trudno było skoordynować działania planistyczne.

Rozwiązanie

Zastosowane rozwiązanie Microsoft Enterprise Project Management (EPM) przede wszystkim ułatwia raportowanie dla wszystkich uczestników projektu – członków zespołu, kierownika projektu oraz komitetu sterującego. Widoki raportowe, zdefiniowane w trakcie wdrożenia, są dostępne dla odpowiednich osób jednym kliknięciem a wszystkie dokumenty projektowe (w ustalonych szablonach) gromadzone są w jednym miejscu.

Jednym z podstawowych wymagań projektu było to, aby był „up&running” w 1 miesiąc.
W związku z tym kluczowe było takie skoordynowanie wszystkich elementów wdrożenia w czasie, aby cel ten został osiągnięty. Udało się to m.in. dzięki szybkiemu uzyskaniu wspólnej wizji rozwiązania, co pozwoliło szybko przejść do fazy realizacji i testowania rozwiązania. Jak ujmuje to Robert Rosłoń, Kierownik Projektu Fild.NET „Doświadczenie Fild.NET z metodyką PRINCE2 ® z wcześniejszych projektów w połączeniu z elastycznością platformy Microsoft EPM pozwoliły nam zaprojektować rozwiązanie, które znacznie podniosło ergonomię pracy”.

Stworzony system Enterprise Project Management oparty został na systemie Windows 2003 Server oraz bazie danych Microsoft SQL Server 2000.
W systemie zdefiniowano niestandardowe widoki Project Web Access przeznaczone dla kadry kierowniczej Géant Polska.

Oparte one zostały na zdefiniowanych wcześniej, niestandardowych polach konspektu. Widoki te grupują projekty według typu lub statusu projektu – zgodnie z dotychczasowym sposobem pracy Géant Polska.
Opis stanu projektu, poza standardowymi wskaźnikami wyliczanymi automatycznie, jest opisywany także za pomocą wskaźników graficznych podzielonych na trzy grupy w zależności od poziomu odchyleń jakie zachodzą w projekcie.
Struktura dokumentów w systemie zarządzania projektami jest oparta na standardach PRINCE2 ® i przystosowana do prac projektowych według tej metodyki.
Znacznie rozszerzony funkcjonalnie został obszar roboczy projektów (por. Rys. 1). Został on przystosowany do specyficznych wymagań Géant Polska obejmujących wspomaganie pracy zespołu projektowego pracującego według metodyki PRINCE2 ®.
W ostatnim etapie prac wykonano podręcznik dla użytkowników systemu podzielony na części przeznaczone dla poszczególnych ról zdefiniowanych w systemie zarządzania projektami. Przeprowadzono również warsztaty dla kierowników projektów, na których zostali oni zapoznani z funkcjonalnością Enterprise Project Management.

Użytkownicy, oprócz kierowników projektów, mają dostęp do systemu przez przeglądarkę. Dzięki temu system jest przygotowany nawet na pracę zdalną – jeżeli tylko pracownik ma dostęp do intranetu.

Korzyści

Géant Polska przekonał się, jak ważnymi czynnikami są wygoda i przyzwyczajenia użytkowników oraz zgodność ze standardami.

„Programy firmy Microsoft można lubić lub nie, ale Office stał się już tak mocnym standardem, że inne rozwiązania wydają się sztuczne i niewygodne. Użytkownicy posługują się oprogramowaniem Microsoft biegle i intuicyjnie, nawet nie posiadając wiedzy informatycznej. Także z naszego punktu widzenia – jako informatyków – jest to dla nas rozwiązanie lepsze, ponieważ dzięki temu zachowujemy jednorodne środowisko informatyczne w firmie” – opowiada Marcin Krasowski.

Proste zarządzanie portfelem projektów

Dzięki stworzeniu zestawu widoków zgodnie z wymaganiami dyrekcji spółki, przegląd projektów według najważniejszych kryteriów jest błyskawiczny. Spowodowane jest to tym, że zawierają one pełen zestaw niezbędnych wskaźników (koszty zewnętrzne, całkowite, typ projektu, status projektu, odchylenie od harmonogramu, osoba odpowiedzialna), które do tej pory były rozproszone w odrębnych raportach. Z kolei pogrupowanie danych w najczęściej oglądanych formatach pozwala szybko zorientować się co do stanu prac oraz odpowiednio szybko podjąć ewentualne kroki naprawcze.
Zastosowanie EPM to także prostsze zarządzanie infrastrukturą dla działu informatyki. Dzięki wykorzystaniu posiadanych licencji Microsoft udało się zarówno rozwiązać konkretną potrzebę biznesową jak i utrzymać jednorodne środowisko informatyczne.

Proste raportowanie

System zarządzania projektami oszczędza co najmniej 2 dni miesięcznie kierownika projektu – który do tej pory przeznaczał go na konsolidację danych i sprowadzanie ich do wspólnego mianownika. Obecnie, kiedy zlikwidowana została podwójna praca przy wpisywaniu danych dotyczących realizacji czasu pracy (członkowie zespołów robią to raz), kierownik projektu może skupić się na analizowaniu i planowaniu działań – zamiast walczyć z technologią i konwersją danych. W konsekwencji oczekiwanym efektem nowego rozwiązania jest odsłonięcie nowych możliwości lub zwiększenie efektywności w realizowanych projektach.

Łatwe zarządzanie dokumentacją projektową

Dokumentacja projektowa, szczególnie przy formalnym stosowaniu metodyki w organizacji, jest bardzo ważnym elementem zapewnienia wysokiej jakości produktów projektu. Dzięki zebraniu stosowanych szablonów w jednym miejscu w postaci Biblioteki Dokumentów Kierownik Projektu ma dostęp nie tylko do zawsze aktualnej wersji odpowiedniego dokumentu – ale również wie, jaki dokument w jakiej fazie projektu powinien zastosować.

Sprawniejsze zarządzanie ryzykiem

Przy skali i zakresie prowadzonych projektów w Géant Polska, właściwe zarządzanie ryzykiem jest koniecznym elementem procesu decyzyjnego. Użyte mechanizmy EPM pozwalają szybko zorientować się w statusie ryzyk i podjąć odpowiednie działania.

Bezpieczne planowanie

W dotychczasowym „ręcznym” rozwiązaniu istniało niebezpieczeństwo pominięcia istotnych danych lub podjęcia błędnej decyzji z powodu braku danych – przy planowaniu nowych projektów. W zastosowanym Microsoft EPM , dzięki przeglądowi wszystkich projektów w jednym miejscu i możliwości analizowania wpływu jednych projektów na drugie – to ryzyko zostało bardzo ograniczone.

Minimalne szkolenia

Dzięki zastosowaniu znanej już użytkownikom technologii wymagane było tylko krótkie szkolenie dla kierowników projektów. Dla każdej z ról (Kierownik Projektu, członek zespołu, dyrekcja) zostało przygotowane i przeprowadzone spersonalizowane szkolenie. Wdrożenie się w pracę w nowym środowisku było tym łatwiejsze, że zarówno Project 2003 jaki i środowisko intranetowe Project Web Access są bardzo proste do dostosowania do potrzeb każdej z wymienionych grup użytkowników.

Microsoft Office Enterprise Project Management (EPM)

Microsoft Project Server to platforma obsługująca procesy zarządzania projektami i zasobami, a także udostępniająca możliwości współpracy w ramach rozwiązania EPM.
Użytkownicy łączą się z serwerem Project Server przy wykorzystaniu oprogramowania Project Professional lub Project Web Access, w celu zachowywania danych na serwerze Project, ich pobierania oraz współdziałania. Chcąc korzystać z możliwości oferowanych przez środowisko Microsoft Windows SharePoint Services™, takich jak na przykład zarządzanie dokumentami, a także śledzenie problemów projektu i ocenianie jego ryzyka, Project Server 2003 musi być zainstalowany na platformie Microsoft Windows Server 2003. Windows SharePoint Services to komponent systemu operacyjnego Windows Server 2003, który pozwala użytkownikom tworzyć witryny WWW, przeznaczone do współdzielenia informacji oraz wspólnej pracy nad dokumentami.