Fild.NET sprzedaje skuteczniej wykorzystując Microsoft® Office SharePoint 2007 -

Fild.NET sprzedaje skuteczniej wykorzystując Microsoft® Office SharePoint 2007

“Wykorzystujemy SharePoint Server od kilku lat. Wersję 2007 analizowaliśmy jeszcze w fazie Beta i wdrożyliśmy ją niedługo po jej premierze – ze względu na bardzo dużo nowych funkcji, m.in. w dziedzinie automatyzacji procesów oraz zarządzania uprawnieniami”. Andrzej Biesiekirski, Prezes Zarządu w Fild.NET Sp. z o.o.

Jedno narzędzie może mieć wiele twarzy, wspomagając firmę w wielu różnych obszarach. Gdy Fild.NET rozpoczynał swoją przygodę z platformą portalową Microsoft® Office SharePoint Server 2003, podstawową potrzebą było łatwe wyszukiwanie informacji w szybko rosnącym zbiorze dokumentów: specyfikacji, ofert, projektów, dokumentacji itp. “SharePoint okazał się eleganckim narzędziem organizującym i porządkującym gromadzenie i przepływ informacji w firmie. Poznaliśmy je od podszewki i nauczyliśmy się wykorzystywać je do rozwiązywania wielu różnych problemów, naszych własnych oraz klientów” – mówi Andrzej Biesiekirski, prezes Fild.NET Sp. z o.o. z Warszawy.

Fild.NET wykorzystywał dotychczas platformę SharePoint Server 2003. “Gdy Microsoft opublikował wersję 2007, w naturalny sposób zainteresowaliśmy się jej możliwościami – to było dla nas jedno z głównych narzędzi pracy. Nowości było tak wiele, że decyzja o aktualizacji była oczywistością” – mówi Tomasz Pelczarski, Enterprise Account Manager w Fild.NET.

W wyniku aktualizacji wewnętrzne środowisko  pracy stało się jeszcze wygodniejsze i efektywne.“Udało się nam połączyć ofertowanie, sprzedaż, projektowanie i serwis w jeden spójny ciąg procesów, ponieważ portal stanowi obecnie naturalny łącznik dla systemu CRM, systemu do zarządzania projektami, firmowych baz wiedzy, oraz stanowi nośnik dla systemu obiegu dokumentów” – wyjaśnia Tomasz Pelczarski.

Aktualizacja opłacała się także dlatego, że dla większości funkcji przewidziano znacznie więcej opcji konfiguracji, przez co środowisko portalowe można znacznie lepiej dopasować do profilu działalności firmy i indywidualnych potrzeb użytkowników. “Więcej możliwości w dziedzinie ochrony i kontroli dostępu do informacji, więcej kreatorów, więcej scenariuszy zastosowań – to dokładnie to, co było nam potrzebne” – podkreśla Andrzej Biesiekirski.

 

Dane ogólne:

Kraj: Polska
Sektor: usługi doradcze i wdrożeniowe

Informacje o kliencie

Fild.NET to szybko rozwijająca się firma z Warszawy, która specjalizuje się w rozwiązywaniu problemów biznesowych dużych i średnich firm za pomocą oprogramowania Microsoft.

Sytuacja

Microsoft® Office SharePoint Server był przez Fild.NET wykorzystywany od wersji 2003. Przez kilka lat rozwiązanie stało się podstawą pracy grupowej konsultantów i inżynierów firmy, a także ułatwieniem we współpracy firmy z klientami.

Rozwiązanie

Wraz z pojawieniem się nowej wersji platformy – Microsoft® Office SharePoint Server 2007 – Fild.NET zdecydował się na aktualizację. Firma rozpoczęła analizę funkcjonalności nowej wersji jeszcze w trakcie programu Beta i wdrożyła ją niedługo po oficjalnej premierze.

Korzyści

  • Łatwość definiowania procesów i łatwe ich łączenie z aplikacjami, m.in. z Microsoft® CRM, Microsoft® Outlook, Microsoft® Project Server
  • Łatwiejszy dostęp do gromadzonej w firmie wiedzy i doświadczenia
  • Precyzyjne i zautomatyzowane zarządzanie dostępem do informacji, pozwalające bezpiecznie udostępniać dane partnerom i klientom
  • Bogatsze możliwości zarządzania informacją, w tym bibliotekami dokumentów; lepsza kontekstowość, udoskonalone sortowanie, większa skalowalność

Opis rozwiązania:

 

Sytuacja

Fild.NET Sp. z o.o. specjalizuje się w rozwiązywaniu problemów biznesowych za pomocą systemów informatycznych tworzonych na indywidualne zamówienie. Firma wspomaga klientów w budowaniu rozwiązań m.in. w następujących dziedzinach:

  • wspomaganie decyzji
  • zaawansowana analiza danych
  • raportowanie dziedzinowe
  • raportowanie skonsolidowane
  • zarządzanie procesami biznesowymi
  • współpraca z partnerami biznesowymi
  • zarządzanie obiegiem dokumentów
  • zarządzanie projektami
  • efektywne zarządzanie wiedzą
  • zarządzanie relacjami z klientami

Obszarów działalności Fild.NET jest więcej – często są to projekty niestandardowe, które wymagają odzwierciedlenia w aplikacjach unikalnych procesów biznesowych.

Już samo prowadzenie takiej działalności wymaga sporego wysiłku organizacyjnego, planowania, oraz systematycznego podejścia do zarządzania wiedzą, procesami i projektami. Do wspomagania tej działalności, w której każde przedsięwzięcie jest w sumie unikalne, firma potrzebowała narzędzia, które pozwoli jej zapanować zarówno nad działalnością usługową, jak i nad procesami projektowania rozwiązań.

“Nasze potrzeby sprowadzały się do rozszerzenia istniejących mechanizmów pracy grupowej o narzędzia i funkcje, które pozwoliłyby ludziom efektywnie pracować nad różnymi typami przedsięwzięć – od konsultingu biznesowego po zarządzanie wersjami oprogramowania” – wspomina Andrzej Biesiekirski, prezes Fild.NET.

Takie cechy Fild.NET odnalazł w środowisku Microsoft® Office SharePoint Portal Server 2003. Portal bardzo szybko stał się podstawowym narzędziem pracy w firmie, ułatwiając pracownikom firmy gromadzenie i wyszukiwanie informacji zawartej w szybko rosnących bibliotekach dokumentów.

Portal wewnętrzny w Fild.NET zawiera intranetowe witryny tematyczne, biblioteki dokumentów z funkcjami pełnotekstowego indeksowania oraz wyszukiwania, bazy wiedzy dziedzinowej oraz aplikacje automatyzujące procesy wewnętrzne.

Obszarem, w którym Fild.NET uzyskał korzyści już po wdrożeniu wersji 2003 jest praca z informacją w podróży. “Wcześniej wszystko trzeba było wozić ze sobą i ewentualnie synchronizować całą pocztę. Dzięki portalowi wszyscy wiedzą, gdzie znajdują się najświeższe wersje dokumentów. Wystarczy kliknąć na łącze i pobrać najnowszy plik. Nie trzeba do nikogo dzwonić, ustalać – to bardzo wymierna korzyść, ponieważ pozwala ludziom efektywniej pracować”  - mówi Tomasz Pelczarski.

W międzyczasie Fild.NET wdrożył także inne narzędzia wspomagające zarządzanie. Jednym z ważniejszych był Microsoft® Project Server, za pomocą którego firma koordynuje prowadzone przedsięwzięcia. Innym ważną nowością w Fild.NET jest Microsoft® CRM 3.0 – rozwiązanie wspomagające zarządzanie sprzedażą, usługami i marketingiem.

“Gdy w firmie obok siebie zaczęły działać trzy duże środowiska do zarządzania informacją, stało się oczywiste, że trzeba je jakoś połączyć. Ostatecznie każde z nich służyło do obsługi tych samych klientów, tyle, że na różnych etapach współpracy i w różnych obszarach. Platformą integrującą miał być SharePoint, ale w tym czasie wiedzieliśmy już, że wkrótce dostępna będzie Beta kolejnej wersji, czyli dzisiejszego SharePoint Server 2007” – opowiada Andrzej Biesiekirski.

Fild.NET postanowił poczekać z integracją do czasu zapoznania się z możliwościami nowej wersji. Już wtedy wiadomo było bowiem, że będzie to wersja znacząco rozszerzająca dotychczasową funkcjonalność. “Gdy tylko mieliśmy możliwość przyjrzeć się bliżej wersji 2007 stało się jasne, że inwestowanie w rozwój dotychczasowej wersji nie ma sensu. Wiele z potrzeb, które zrodziły się po analizie dotychczasowej pracy z narzędziem wersja 2007 oferowała w całości lub prawie w całości ‘prosto z pudełka’”– mówi Andrzej Biesiekirski.

 

Rozwiązanie

Migracja z wersji 2003 do 2007 odbyła się na początku 2007 r. i trwała ok. 2 miesiące. Tyle czasu potrzebne było na przeniesienie danych, skonfigurowanie nowej wersji zgodnie z życzeniami użytkowników, a także ustalenie, które z nowych funkcji wdrażać i w jakim zakresie.

“Bogactwo funkcjonalne SharePoint Server 2007 może na pierwszy rzut oka przytłaczać, ale nie ma przecież obowiązku wdrażać wszystkich funkcji. Z tego wielkiego zbioru można sobie wybrać to, co w firmie rzeczywiście jest potrzebne i co ma szanse przełożyć się na większą efektywność” – relacjonuje Tomasz Pelczarski.

Jedną z nowości, która w oczach Fild.NET’u zasługiwała na natychmiastowe wykorzystanie była silna integracja środowiska portalowego ze środowiskiem usług katalogowych Active Directory. “W wersji 2003 w praktyce konieczne było stworzenie mechanizmów zapewniających synchronizację baz użytkowników i ich uprawnień. W wersji 2007 wszystko dzieje się automatycznie, a ponadto uprawnienia można definiować bardzo precyzyjnie, czego wersja 2003 nie zapewniała. Przykładowo, uprawnienia można nadawać do poszczególnych dokumentów, a nie jak dotychczas, do poszczególnych bibliotek. To bardziej naturalne, ponieważ z tych samych bibliotece dziedzinowych czy projektowych korzystają osoby o różnych uprawnieniach. Nie ma już potrzeby tworzenia kilku bibliotek o różnych poziomach uprawnień” – mówi Tomasz Pelczarski.

Efektywne połączenie SharePoint z Active Directory było ważne z punktu widzenia integracji wewnętrznych systemów firmy. SharePoint miał stać się środowiskiem umożliwiającym płynne zarządzanie obsługą klientów na wszystkich etapach współpracy. W tym celu miał integrować Microsoft CRM 3.0, Microsoft Project Server 2003, a także szereg aplikacji działających w ramach portalu SharePoint.

“Obecnie użytkownik zalogowany do jednego systemu automatycznie zostanie przeniesiony do pozostałych systemów po kliknięciu na łącze z kontaktami, historią korespondencji czy aktualnym stanem prac nad realizowanym projektem. Z punktu widzenia użytkownika wszystkie informacje są w portalu, choć tak naprawdę sięga w międzyczasie do kilku różnych aplikacji. Dzięki tej integracji również dane wprowadzone w jednym środowisku lądują we wszystkich właściwych bazach” – tłumaczy Andrzej Biesiekirski.

Integracja aplikacji umożliwiła integrację wewnętrznych procesów biznesowych. Obecnie zamówienie potwierdzone w systemie CRM Fild.NET’u przekształcane jest w projekt, dla którego – na podstawie treści umowy – tworzony jest harmonogram na serwerze projektów. W kontekście nowego projektu projektanci i programiści mogą sięgać do baz wiedzy na temat problemów i rozwiązań. Sprzedawcy i opiekunowie klientów mają zaś stały wgląd do informacji o postępach prac.

“W wersji 2007 w portalu dostępne są gotowe komponenty Web Parts, automatycznie komunikujące się z zewnętrznymi aplikacjami i wyświetlające informacje lub łącza do zasobów w odpowiednim kontekście. Liczba i sposób działania tych komponentów świadczy o tym, że Microsoft przewidział wiele scenariuszy wykorzystania środowiska SharePoint. Bardzo nam to odpowiada, bo mamy świadomość, że istnieją gotowe rozwiązania dla problemów, które być może będziemy mieć w przyszłości” – relacjonuje Andrzej Biesiekirski.

SharePoint Server 2007 przyniósł wiele nowości w dziedzinie zarządzania informacją. Możliwe jest bardzo szczegółowe określenie zasad działania list, w tym zwłaszcza filtrowania i sortowania informacji. Tak naprawdę dostosować można każdy aspekt działania portalu. Konfigurację standardową każdy z użytkowników może dostosować do własnych potrzeb lub upodobań – oczywiście w ramach nadanej roli i powiązanych z nią uprawnień. Personalizacja dotyczy spraw tak kluczowych jak nawigacja, sposób obsługi kluczowych funkcji, np. przeszukiwanie zasobów i filtrowanie wyników, a także mniej ważnych, jak kolory czy wzorce widoków.

 

Korzyści z wdrożenia

SharePoint Server 2007 pozwolił Fild.NET’owi odświeżyć spojrzenie na własne procesy, a jednocześnie ułatwił ich usprawnienie. Uniwersalne narzędzie do zarządzania gromadzeniem i udostępnianiem informacji – pod taką definicją portalu SharePoint pracownicy Fild.NET z pewnością chętnie się podpiszą.

Wśród ewidentnych korzyści z migracji SharePoint Portal 2003 do SharePoint Server 2007 Fild.NET może mówić o:

  • Łatwości definiowania procesów i łatwe ich łączenie z aplikacjami, m.in. z Microsoft® CRM, Microsoft® Outlook, Microsoft® Project Server
  • Prostszym i bardziej intuicyjnym niż dotychczas dostępie do gromadzonej w firmie wiedzy i doświadczenia
  • Większych możliwości zarządzania informacją, w tym bibliotekami dokumentów; lepsza kontekstowość, udoskonalone sortowanie, większa skalowalność.
  • Znacznie większych możliwościach dostosowywania środowiska do różnych procesów i różnych potrzeb użytkowników

 

Oprogramowanie i usługi

Produkty

  • Microsoft® Office System 2007
  • Microsoft® Windows Server 2003
  • Microsoft® Office SharePoint Server 2007
  • Microsoft® Project Server 2007

Partner

Wdrożenie własne partnera.

Więcej informacji o SharePoint Server 2007 i Fild.NET dostępne jest na stronach www.microsoft.pl.