Wyróżnienie certyfikatem świadczy o tym, że Fild.NET ma dobrą kondycję finansową, a ryzyko transakcji z firmą jest mniejsze od przeciętnego na rynku. Certyfikat potwierdza także, że Fild.NET systematycznie realizuje swoje zobowiązania finansowe (zobacz certyfikat).

D&B to czołowa wywiadownia gospodarcza. Już od ponad 170 lat dostarcza usługi i wiedzę niezbędne do podejmowania pewnych i bezpiecznych decyzji biznesowych. Rozwiązania D&B w zakresie zarządzania ryzykiem wykorzystywane są w celu zwiększania rentowności oraz minimalizowania ryzyka w obrocie gospodarczym. Rozwiązania D&B w zakresie sprzedaży i marketingu umożliwiają zwiększanie przychodów poprzez wyszukiwanie potencjalnych partnerów handlowych i nawiązywanie współpracy z nowymi kontrahentami. Więcej informacji na temat D&B można znaleźć pod adresem: http://www.dnb.com.pl.

Dzięki technologiom informatyczno-komunikacyjnym do przeszłości przechodzą biura w ich klasycznym ujęciu – z pracownikami siedzącymi przy swoich biurkach w hałasie ciągle dzwoniących telefonów. Rozwój usług informatycznych sprawił, że stale podnoszony jest komfort środowiska pracy, jak również efektywność pracowników, którzy lepiej zarządzają swoim czasem. Wszystko to sprawia, że firmy mogą lepiej wykorzystywać potencjał pracowników w celu realizacji swoich celów biznesowych.

„Przedsiębiorczość jest kluczem do rozwoju społeczeństw” – powiedziała Ilona Tomaszewska, odpowiedzialna za kontakty polskiego oddziału firmy Microsoft z sektorem małych i średnich przedsiębiorstw (MSP). – „Ważne zatem jest, aby przedsiębiorcom zapewnić dostęp do takich narzędzi, które wesprą ich w prowadzeniu tego biznesu i jednocześnie pozwolą im w pełni koncentrować się na własnych celach biznesowych. Takimi właśnie narzędziami są usługi w chmurze obliczeniowej, które usprawniają obieg dokumentów w firmie, pracę grupową oraz kontakty z klientami, a jednocześnie nie wiążą się z ponoszeniem wysokich kosztów inwestycji, żmudnego i czasochłonnego wdrożenia i utrzymania infrastruktury, ponieważ są dostępne online, a klient ponosi koszty jedynie za to, co faktycznie użytkuje.”

Polskie MSP coraz śmielej korzystają z rozwiązań opartych na chmurze obliczeniowej. Dzieje się tak z kilku powodów. Przede wszystkim technologie dostępne w formie usług pozwalają szybciej reagować na dynamicznie zmieniające się otoczenie rynkowe, czyli być bardziej elastycznym. Po drugie, stanowią one dla firm, szczególnie tych z sektora MSP, olbrzymie wsparcie efektywności prowadzonego biznesu, przy jednoczesnej dostępności kosztowej. Są alternatywą dla kosztownych projektów budowy i utrzymywania własnej infrastruktury informatycznej, dzięki której środki finansowe mogą zostać przeniesione na inne cele.

„Do wdrożenia usług online w naszej firmie przekonała nas analiza, jaką wykonał dla nas nasz partner, Fild.Net, z którym od dawna współpracujemy w zakresie dostarczania i obsługi rozwiązań informatycznych i na którego opinii w tym zakresie całkowicie polegamy” – powiedział Dariusz Milczarek, prezes zarządu firmy Sandler Training, która działa w branży szkoleniowej i oferuje nowatorskie szkolenia z obszaru umiejętności sprzedażowych i zarządzania sprzedażą. – „Z analizy tej wynikało, że będziemy w stanie istotnie ograniczyć koszty IT w naszej organizacji, a jednocześnie korzystać z najbardziej zaawansowanych rozwiązań oferowanych przez Microsoft. Dzięki podjęciu decyzji o wyborze usług online otrzymaliśmy dostęp do wszystkich wymaganych przez nas usług informatycznych, bez ponoszenia kosztów inwestycyjnych w środki trwałe, sprzęt i oprogramowanie. Ponadto nie musimy ponosić kosztów niezbędnych do zbudowania kompetencji technicznych i merytorycznych związanych z zarządzaniem tym środowiskiem, dzięki czemu możemy dostępne środki inwestować w rozwój naszej podstawowej działalności.”

Do tej pory założenie przedsiębiorstwa wiązało się z koniecznością poniesienia szeregu wydatków na infrastrukturę IT. Teraz można je ograniczyć do kosztu zakupu komputerów z legalnie zainstalowanym systemem operacyjnym i przeglądarką internetową, wykupieniu domeny internetowej i dostępu do Internetu. Cała reszta, czyli oprogramowanie oraz serwery, może być dostępna w postaci usług online. W ten sposób przedsiębiorcy mogą się skoncentrować na prowadzeniu własnego biznesu, a dostawcy usług internetowych przejmują na siebie zapewnienie sprawnego działania i dostępności tak funkcjonującej infrastruktury i aplikacji.

„Uważam, że rozwiązania online to przyszłość, nawet bardzo bliska. Sami przygotowujemy się do oferowania części naszych usług w podobny sposób. Wystarczy jedynie pozbyć się psychologicznej bariery strachu, a każdy kolejny krok w wykorzystaniu tego typu usług pozwoli nam dostrzec zalety i odnieść realne korzyści” – dodaje Dariusz Milczarek.

IT w formie usług dostępnych w chmurze obliczeniowej wiąże się także z inną korzyścią dla przedsiębiorcy, jaką jest możliwość efektywnego zarządzania firmą z dowolnego miejsca. Dzięki chmurze obliczeniowej przedsiębiorcy oraz pracownicy mają dostęp do najważniejszych danych i dokumentów firmy za pośrednictwem przeglądarki internetowej oraz telefonu Windows Phone 7. Mogą uczestniczyć w strategicznych spotkaniach fizycznie będąc setki kilometrów od siedziby firmy. To samo dotyczy pracy w grupie, ponieważ chmura pozwala na pracę nad dokumentami kilku osób jednocześnie, z których każda może być w innym miejscu.

„Czas to pieniądz, wiedzą o tym wszyscy ci przedsiębiorcy, których ominęły wyjątkowe możliwości biznesowe, ponieważ nie zdążyli przygotować swoich ofert” – powiedziała Ilona Tomaszewska. – „Chmura obliczeniowa sprawia, że zarządzanie czasem staje się zdecydowanie prostsze i dotrzymanie terminów przestaje być problemem. Jednocześnie skraca się czas reakcji firm na zmieniające się warunki rynkowe.”

Dzięki umowie Fild.NET wzbogacił swoja ofertę o specjalistyczne, innowacyjne narzędzia niezbędne do budowania efektywnych systemów telekomunikacyjnych. AudioCodes jest jednym z globalnych liderów w zakresie technologii kompresji i transmisji głosu w pakietach. Produkty firmy – m.in. hybrydowe bramy VoIP (Media Pack i Mediant), a także urządzenia SBC (Session Border Controllers) – skierowane są do operatorów telekomunikacyjnych, dostawców usług internetowych, a także dużych firm wykorzystujących technologie VoIP do komunikacji biznesowej. Zaletą rozwiązań AudioCodes jest fakt, że pozwalają one na połączenie dotychczasowej, tradycyjnej infrastruktury telekomunikacyjnej (telefonów, faksów, central PBX) z sieciami IP.

“Fild.NET posiada szereg kompetencji i specjalizacji związanych z tworzeniem zintegrowanych systemów komunikacyjnych, jak SOA and Business Process, Business Intelligence, czy Unified Communication opierająca się na narzędziach: Microsoft Office Communications Server 2007 i Microsoft Exchange Server 2007. Firma ma na koncie m.in. skuteczne wdrożenia Microsoft OCS, dzięki którym powstały efektywne rozwiązania obejmujące VoIP, czy konferencje audio i video. Współpraca z AudioCodes jeszcze bardziej zwiększa nasze możliwości w obszarze rozwiązań telekomunikacyjnych i pozwala zaoferować naszym klientom wyspecjalizowane technologie odpowiadające na ich potrzeby” - przekonuje Andrzej Biesiekirski, Prezes Zarządu Fild.NET Sp. z o.o.

Podjęta przez obie firmy współpraca ma charakter paneuropejski i przewiduje realizację szeregu projektów dla oddziałów Kelly zlokalizowanych na Starym Kontynencie. Pierwszym przedsięwzięciem Fild.NET ma być stworzenie na bazie Microsoft BizTalk Server korporacyjnej szyny usług – Enterprise Service Bus (ESB). Rozwiązanie umożliwi szybką i łatwą wymianę danych pomiędzy systemami, aplikacjami i usługami. Taka integracja pozwoli na tworzenie efektywnych procesów biznesowych i zautomatyzowane zarządzanie nimi. Jako pierwsi z zalet nowego narzędzia będą mogli skorzystać pracownicy europejskiej centrali Kelly w Szwajcarii, a następnie dołączane będą kolejne odziały firmy z obszary EMEA (Europe, Middle East, Africa). Fild.NET zapewni także drugą linię wsparcia oraz współpracę architektoniczną i deweloperską dla tworzonego przez Kelly Services centrum nearshoringowego.

“Poszukując partnera robiliśmy przegląd kompetencji kandydatów w wielu krajach europejskich. Wśród kryteriów, którymi kierowaliśmy się przy wyborze, znaczenie miały nie tylko doświadczenie i merytoryczne przygotowanie, ale także kultura pracy i komunikacji. Cieszymy się, że możemy współpracować z firmą, która tak dobrze odpowiada na nasze oczekiwania” - mówi Eric Surdez, Technical Applications Architecture Manager w Kelly Services.

“Kelly Services to wielka organizacja, o ogromnych tradycjach i niepodważalnej pozycji w branży. Nawiązanie strategicznej relacji z takim partnerem to potwierdzenie kompetencji Fild.NET. To także potwierdzenie słuszności filozofii naszego działania, polegającej na specjalizacji wyłącznie w rozwiązaniach firmy Microsoft – największego i najpopularniejszego producenta oprogramowania biznesowego na świecie. Jest to też dowód, że potrafimy skutecznie konkurować na wymagającym rynku europejskim” - podkreśla Andrzej Biesiekirski, Prezes Zarządu Fild.NET Sp. z o.o. 

Kelly Services, Inc (www.kellyservices.pl). powstało w 1946 roku, koncentrując się początkowo na usługach związanych z rekrutacją pracowników tymczasowych. Przez ponad pół wieku firmie udało się utrzymać pozycję lidera w branży, a było to możliwe dzięki oparciu działalności na zasadzie: “inwestujemy w ludzi”. Kelly rozwijało się razem z rynkiem, starając się zawsze wychodzić naprzeciw nowym oczekiwaniom i trendom. Dzisiaj Kelly to jedna z największych na świecie firm z sektora zarządzania zasobami ludzkimi – posiada przedstawicielstwa w 38 krajach, co roku zapewniając zatrudnienie ponad 750,000 osób. Dochód w 2008 wyniósł 5,5 miliardów dolarów. W 2007 roku Kelly Services dołączyło do swojej sieci oddziałów biuro w Polsce przejmując działającą od roku 1999 firmę Talents Polska Sp. z o.o.

Fild.NET ma w tej chwili status Złotego Partnera Microsoft w obszarach: “Business Process and Integrations Solutions”, “Information Worker Solutions”, “Data Managment Solutions”. Zdobyta specjalizacja potwierdza kwalifikacje inżynierów Fild.NET w grupie kompetencji związanych z tworzeniem zintegrowanych systemów komunikacyjnych, opierających się na narzędziach: Microsoft Office Communications Server 2007 i Microsoft Exchange Server 2007. Umożliwiają one wdrażanie efektywnych rozwiązań obejmujących technologię VoIP, ujednoliconych wiadomości oraz konferencji audio i video.

“W warunkach bardzo konkurencyjnej gospodarki, organizacje poszukują instrumentów technologicznych, które pozwolą zwiększyć sprawność działania firmy, przy jednoczesnej redukcji kosztów. Koncepcja Microsoft Unified Communications – środowiska integrującego wszystkie kanały komunikacyjne – pozwala realizować to założenie i osiągać przewagę nad konkurencją. Takie narzędzia, jak wideokonferencje, telefonia internetowa, poczta e-mail, wiadomości błyskawiczne, mogą wyraźnie wpłynąć na obniżenie kosztów podróży służbowych, szkoleń, czy wynajmu powierzchni biurowych. Jednocześnie dzięki możliwości szybkiego i prostego porozumiewania się, pracownicy będą skuteczniej realizować zadania i projekty – przekonuje Andrzej Biesiekirski, Prezes Zarządu Fild.NET Sp. z o.o. 

Fild.NET ma za sobą szereg wdrożeń związanych z obszarem komunikacji. Większość z nich wiązała się z integracją lub zastąpieniem istniejących central telefonicznych. Jednym z najciekawszych przedsięwzięć był udział we wprowadzeniu w Inter Cars SA systemu opartego na Microsoft Office Communications Server 2007, który zapewnił jednolite i efektywne środowisko komunikacyjne dla ponad 120 oddziałów i 3 tysięcy pracowników firmy. Obecnie Fild.NET posiada szereg kompetencji i specjalizacji związanych z tworzeniem zintegrowanych systemów komunikacyjnych: SOA and Business Process, Business Intelligence, Unified Communication (Voice), Information Worker Solutions (Enterprise Project Management Specialization, Enterprise Content Management and Forms Specialization), Microsoft Business Solutions Competency (Microsoft Dynamics CRM Specialization). Firma jest również dostawcą usług SDPS (Microsoft SharePoint Deployment Planning Services). Więcej informacji można znaleźć na stronie: www.fild.net.

Tematyka konferencji, która  odbędzie się  13 stycznia 2009 roku w Centrum Konferencyjnym Mercedes-Benz przy ul. Gottlieba Daimlera 1 w Warszawie, z pewnością zainteresuje osoby zarządzające przedsiębiorstwami, które wdrożyły lub planują wdrożyć standardy zarządzania oparte o normy ISO. Eksperci Fild.NET zaprezentują optymalne kosztowo – wynikające z wdrożenia sytemu opratego na właściwościach platformy Microsoft Office Share Point Server 2007 – możliwości usprawnienia istotnych procesów zwiazanych z tworzeniem i zarządzaniem wersjami dokumentów, zarządzaniem audytami i zarządzaniem działaniami naprawczymi i korygującymi.

Gościem specjalnym konferencji oraz prelegentem wykładu inaugurującego będzie dr inż. Janusz B. Berdowski  – kierownik Zakładu Zarządzania Jakością w Wyższej Szkole Menedżerskiej w Warszawie, ekspert ONZ – UNIDO do spraw certyfikacji i pierwszy dyrektor Polskiego Centrum Badań i Certyfikacji.

Agenda konferencji:

9:30 – 10:05      Rejestracja uczestników i poranna kawa
10:05 – 10:10    Otwarcie konferencji – Andrzej Biesiekirski, Prezes Zarządu Fild.NET
10:10 – 10:30    Prelekcja inaugurująca – Zintegrowany system zarządzania jakością jako jedno z narzędzi doskonalących organizację - dr inż. Janusz B. Berdowski 
10:30 – 11:00    Sytuacja, problemy i sposoby ich rozwiązania w procesie tworzenia i zarządzania dokumentacją – ekspert Fild.NET
11:00 – 11:20    Sytuacja, problemy i sposoby ich rozwiązania w procesie auditów – ekspert Fild.NET
11:20 – 11:45    Przerwa na kawę
11:45 – 12:05    Sytuacja, problemy i sposoby ich rozwiązania w procesie zarządzania działaniami naprawczymi i korygującymi – ekspert Fild.NET
12:05 – 12:20    Jakie jeszcze procesy można usprawnić w podobny sposób – ekspert Fild.NET
12:20 – 12:40    Studium przypadku – opis sytuacji i wdrożenia u klienta
12:40 – 12:50    Zakończenie konferencji – Andrzej Biesiekirski, Prezes Zarządu Fild.NET
13:00 – 13:40    Obiad

Wszelkie pytania związane z konferencją można kierować do Pani Anny Obiegały, tel. +48 515 275 546, e-mail: anna.obiegala@fild.net . Udział w konferencji jest bezpłatny.

Od 2001 roku Fortis Bank posiada hurtownię danych pokrywającą obszar zyskowności klientów i produktów opartą o technologie Oracle oraz Cognos. W rozwiązaniu tym brakowało jednak funkcjonalności automatyzującej i usprawniającej analizę oraz budżetowanie kosztów. Z problemem tym radzono sobie wykorzystując intensywnie Microsoft Excel i pocztę: wysyłano e-mailem ogromne ilości arkuszy, które były następnie uzgadniane i weryfikowane. Cały proces był bardzo czasochłonny a największą zmorą były liczne wersje krążące między pracownikami, ich uzgadnianie oraz opóźnienia w przygotowywaniu analiz.
W 2004 roku Fortis Bank nawiązał współpracę z Fild.NET. Jej celem było zautomatyzowanie procesu raportowania budżetu kosztów (przejście z makr i poczty na wielowymiarową bazę danych oraz przeglądarkę internetową) oraz usprawnienie procesu jego tworzenia. Powstało rozwiązanie – Excelerator®, które obsługuje ponad 100 użytkowników.

Informacje o firmie

Fortis Bank jest częścią grupy Fortis, powstałej w 1990 roku, w wyniku połączenia największej belgijskiej firmy ubezpieczeniowej AG 1824 z holenderską grupą AMEV/VSB. Działalność grupy na całym świecie obejmuje głównie dwa piony: bankowy i ubezpieczeniowy.
W Polsce grupa Fortis funkcjonuje głównie poprzez Fortis Bank Polska SA (FBP), ale także poprzez Fortis Securities Polska SA oraz Fortis Lease Sp. z o.o. Bank zatrudnia prawie 1000 pracowników w 34 oddziałach w Polsce.

Wyzwanie

Fortis Bank jest częścią grupy Fortis, powstałej w 1990 roku, w wyniku połączenia największej belgijskiej firmy ubezpieczeniowej AG 1824 z holenderską grupą AMEV/VSB. Działalność grupy na całym świecie obejmuje głównie dwa piony: bankowy i ubezpieczeniowy.

W Polsce grupa Fortis funkcjonuje głównie poprzez Fortis Bank Polska SA (FBP), ale także poprzez Fortis Securities Polska SA (dawny Polski Dom Maklerski) i powstały niedawno Fortis Lease Sp. z o.o. Bank zatrudnia prawie 1000 pracowników w 18 oddziałach w Polsce. Siedzibą Banku jest Warszawa.

W 2001 roku w FBP wdrożono System Zyskowności Klienta. Jego celami były m.in. agregacja rachunku wyników na różnych poziomach, określenie rentowności kanałów dystrybucji oraz zyskowności produktów. Niestety, rozwiązanie to nie rozwiązywało problemu budżetowania. W procesie budżetowania wykorzystywano intensywnie Excela – przesyłając średnio rocznie tysiące plików w różnych wersjach. O ile w początkowym etapie działalności banku takie rozwiązanie wydawało się efektywne – to w późniejszym etapie zarówno zarządzanie nim jak i korzystanie przez użytkowników stawało się coraz trudniejsze. Podstawowym problemem było kontrolowanie zmian – zarówno w założeniach do budżetu jak i samym budżecie. Zmiany struktury kont lub struktury organizacyjnej powodowały złe rozdysponowania na konta przez makra. Z kolei wiele wersji budżetu, wprowadzanie poprawek w ostatniej chwili i utrudniona kontrola nad jedną, aktualną wersją budżetu powodowały niejednokrotnie dublowanie pracy oraz jej wydłużenie. Cały proces generował nadmierne koszty administracyjne dla Banku oraz utrudniał dokładną kontrolę kosztów i budżetów.

W efekcie tej sytuacji Bank zaczął rozważać zastosowanie rozwiązania, które w najprostszy – a jednocześnie najbardziej efektywny – sposób rozwiązałoby problem. Rozważano systemy kilku dostawców – naturalnym krokiem wydawało się rozszerzenie technologii, o które jest oparta Hurtownia Danych: Oracle lub Cognos, jednak koszty związane z zakupem dodatkowych licencji oraz implementacją były dużo wyższe niż w przypadku rozwiązania opartego w całości o technologie Microsoftu.

W trakcie analizy zauważono kilka istotnych elementów istniejącej sytuacji:

• Pracownicy lubią ekran Microsoft Excel. Okazało się, że problemem nie są możliwości analityczne i prezentacji danych, ale przetwarzanie danych. W tym celu do rozwiązania został użyty Microsoft SQL Server wraz z wielowymiarową bazą danych Analysis Services, dla której Microsoft Excel w naturalny sposób pasuje jako przeglądarka danych.

• Pracownicy znają dobrze obsługę przeglądarki, więc pobieranie pliku z intranetu nie powinno być czasochłonne – w przeciwieństwie do szukania kolejnych wersji budżetu ze stosu maili. FBP posiada już odpowiednie licencje Microsoft, niezbędne do wdrożenia całego rozwiązania.

Rozwiązanie

Zastosowane rozwiązanie bazuje na Microsoft SQL 2000 Server wraz z Analysis Services jako jednym miejscu, w którym zapisane są wszystkie dotychczas wykorzystywane reguły biznesowe, makra, funkcje i założenia budżetowe. Dane docierają do bazy z dwóch źródeł: dane o realizacji dostarczane są z systemów transakcyjnych Banku za pośrednictwem odpowiednio przygotowanych plików; dane planowane są natomiast wprowadzane i edytowane ręcznie przez upoważnionych pracowników. Interfejsem użytkownika jest Microsoft Excel, który komunikuje się bezpośrednio z bazą danych, co sprawia, że dane są spójne, zawsze aktualne i nie ma problemu z mnożącymi się mailami i wersjami . System dostępu wykorzystuje Active Directory (AD) jako źródło informacji o uprawnieniach poszczególnych pracowników do określonych danych i raportów. Dzięki takiej architekturze każdy z pracowników widzi tylko swoje dane a praca grupowa ulega przyśpieszeniu.

Dane w systemie dostępne są dla użytkowników w postaci tabel przestawnych (PivotTable), dzięki czemu możliwe jest generowanie raportów w dowolnych formatach bazując na dostępnych polach. W przeprowadzonym wdrożeniu najważniejszymi elementami były etap opracowania koncepcji oraz testowanie rozwiązania. Etap opracowania koncepcji decydował o całym kształcie rozwiązania. Z tego względu poświęcono mu relatywnie dużo czasu – zarówno ze strony FBP jak i Fild.NET. Zaowocowało to stosunkowo krótkim czasem tworzenia rozwiązania dzięki uzgodnionej logiki systemu oraz opisanym regułom biznesowym. Etap testowania oraz dostosowywania systemu był drugim najważniejszym elementem wdrożenia. Przełożyło się to na jakość rozwiązania – dzięki temu możliwe było opracowanie budżetu na rok 2005 już w nowym narzędziu.

Wdrożenie zakończyło się w ciągu kilku miesięcy udostępnieniem zintegrowanego systemu raportowania i budżetowania wykorzystującego mechanizmy analityczne, obsługującego ponad 100 użytkowników w całym Banku.

Korzyści biznesowe

Zastosowane rozwiązanie poprawiło przede wszystkim sprawność działalności operacyjnej Banku (np. skróciło czas obsługi procesu raportowania oraz budżetowania kosztów o 80%) oraz pozwoliło utrzymać kilka wskaźników finansowych na pożądanym poziomie dzięki uniknięciu znaczących wydatków kapitałowych na nowe rozwiązania informatyczne. W kontekście dalszych planów rozwojowych Banku rozwiązania takie, tj. maksymalizujące posiadane zasoby, są preferowanym kierunkiem działań.

Lepsza kontrola wskaźników finansowych
Dzięki centralizacji procesu zbierania informacji controllingowych pozyskiwane dane są lepszej niż dotychczas jakości co z kolei umożliwia podejmowanie bardziej trafnych decyzji . Wynika to przede wszystkim z faktu, że poprzez automatyzację kilku powtarzalnych elementów procesu wyeliminowana została znaczna część ludzkich błędów.

Dodatkowo, wprowadziwszy uprawnienia dostępu do określonych grup danych zwiększyła się przejrzystość odpowiedzialności za jakość danych a jednocześnie zniknęła możliwość wprowadzenia błędnych danych nie tam gdzie trzeba lub nie przez te osoby, które powinny.

Rozwiązanie pozwala też na szybsze i dokładniejsze wyliczenia wskaźników finansowych. Dzięki wprowadzonym uprawnieniom możliwa jest praca wielu użytkowników nad budżetem a dane po wprowadzeniu są od razu dostępne do analiz. Pozwala to znacznie szybsze wykonywanie analiz typu „co-jeżeli” lub szacowanie np. prognoz na kolejne okresy na podstawie danych o realizacji budżetu. W tej sytuacji potrzeby informacyjne Zarządu są znacznie lepiej zaspokajane.

Najbardziej ekonomiczny system, który rozwiązywał problem Zastanawiając się nad wyborem najlepszego rozwiązania do budżetowania Fortis Bank miał do wyboru alternatywę: zakupić system z gotową logiką biznesową (controllingową), który będzie następnie dopasowywany do potrzeb – lub wybrać takiego partnera technologicznego, który odzwierciedli obowiązujące reguły biznesowe Banku w nowym systemie.

Fortis Bank postawił na rozwój własnego systemu ze względu na kilka elementów, z których najważniejsze były:

• Znajomość Microsoft Excel przez użytkowników – a w tym nie tylko umiejętność poruszania się po programie ale co za tym idzie praktycznie minimalne koszty szkoleń użytkowników, minimalne koszty utrzymywania systemu oraz likwidację odwiecznego problemu wszystkich departamentów finansowych: „jak przerzucić dane z mojego systemu do Excela”.

• Co najmniej kilkukrotnie niższe koszty wdrożenia w porównaniu do innych, gotowych controllingowych systemów – wynikające z faktu, że znaczna część potrzebnych do rozwiązania licencji była już w posiadaniu Banku.

• Solidny partner – Fild.NET wyposażony w odpowiednią technologię oraz posiadający duże doświadczenie gwarantował wykonanie prac zgodnie ze specyfikacją i wymaganiami Banku. Niebagatelną kwestią były również elastyczne podejście do powstających w trakcie projektu zmian oraz umiejętności komunikacyjne w prowadzeniu całego projektu.

Przyjazny interfejs z użytkownikiem
Microsoft Excel w opracowanym rozwiązaniu uzyskał „nową twarz” – pracownicy odkryli, że znajome narzędzie realizuje o wiele bogatsze funkcje niż pierwotnie sądzili. Co więcej, nowe możliwości dotyczą nie tylko możliwości analitycznych (eksploracji danych) ale również wspomagają pracę grupową nad wspólnie tworzonym dokumentem jakim jest plan budżetowy. Dzięki nowemu systemowi gromadzenia i dostępowi do danych zniknęła konieczność pobierania setek plików i raportów ze stosu maili – zamiast tego w wydajny i prosty sposób dane są dostępne z jednego miejsca dla wszystkich uczestników procesu.

Zmniejszenie obciążenia pracowników
Wraz z wdrożeniem systemu budżetowania i raportowania informatycy oraz pracownicy działu kontrolingu Fortis Banku mniej czasu poświęcają na zaspokajanie bieżących potrzeb w zakresie raportowania, modyfikowania ustalonych zestawów raportów oraz ich dystrybuowania.

SQL Server 2000 Analysis Services zapewnia zarządzalne środowisko raportowania ze zdefiniowanym poziomem ochrony, buforowaniem, dystrybuowaniem, dostępem i raportowaniem użycia. Zintegrowany zestaw narzędzi umożliwia personelowi działu informatyki centralne zarządzanie tworzeniem i dostarczaniem raportów.

Wdrożony w Fortis Banku system budżetowania i raportowania jest skalowalny – może być rozbudowywany wraz z rozwojem Banku.

Excelerator®
Excelerator nie jest produktem sensu stricte licencjonowanym odrębnie – jest pomysłem oraz wiedzą firmy Fild.NET na stworzenie Hurtowni Danych bądź systemu analitycznego czy wspomagającego proces budżetowania z wykorzystaniem jedynie powszechnie dostępnych technologii Microsoftu:

SQL Server 2000 lub 2005 wraz z Analysis Services oraz Reporting Services w zakresie przetwarzania oraz analizy danych, pakietu Office – w szczególności internetowych komponentów Office Web Components oraz produktów SharePoint do współpracy grupowej i zarządzania informacją.

Fild.NET
Fild.NET kieruje swą ofertę do firm średnich i dużych. W zależności od wielkości oraz indywidualnych potrzeb klientów proponowane rozwiązania są dopasowywane do specyfiki procesów biznesowych danego przedsiębiorstwa.

W ofercie Fild.NET są rozwiązania z trzech strategicznych kompetencji: Systemy Wspierające Pracę Grupową (Project Portfolio Management – PPM, portale korporacyjne, obieg dokumentów, workflow), Business Intelligence (Excelerator – system do budżetowania, planowania i raportowania oparty o SQL Server) oraz Microsoft CRM.

Główną ideą rozwiązań Fild.NET jest maksymalne wykorzystanie zastosowań biznesowych planowanych rozwiązań opartych o platformę Microsoft. Dzięki temu Fild.NET proponuje wydajny kosztowo sposób na usprawnienie funkcjonowania organizacji tym Klientom, dla których zakup kilku odrębnych systemów od różnych dostawców jest ekonomicznie nieefektywny.

“Wykorzystujemy SharePoint Server od kilku lat. Wersję 2007 analizowaliśmy jeszcze w fazie Beta i wdrożyliśmy ją niedługo po jej premierze – ze względu na bardzo dużo nowych funkcji, m.in. w dziedzinie automatyzacji procesów oraz zarządzania uprawnieniami”. Andrzej Biesiekirski, Prezes Zarządu w Fild.NET Sp. z o.o.

Jedno narzędzie może mieć wiele twarzy, wspomagając firmę w wielu różnych obszarach. Gdy Fild.NET rozpoczynał swoją przygodę z platformą portalową Microsoft® Office SharePoint Server 2003, podstawową potrzebą było łatwe wyszukiwanie informacji w szybko rosnącym zbiorze dokumentów: specyfikacji, ofert, projektów, dokumentacji itp. “SharePoint okazał się eleganckim narzędziem organizującym i porządkującym gromadzenie i przepływ informacji w firmie. Poznaliśmy je od podszewki i nauczyliśmy się wykorzystywać je do rozwiązywania wielu różnych problemów, naszych własnych oraz klientów” – mówi Andrzej Biesiekirski, prezes Fild.NET Sp. z o.o. z Warszawy.

Fild.NET wykorzystywał dotychczas platformę SharePoint Server 2003. “Gdy Microsoft opublikował wersję 2007, w naturalny sposób zainteresowaliśmy się jej możliwościami – to było dla nas jedno z głównych narzędzi pracy. Nowości było tak wiele, że decyzja o aktualizacji była oczywistością” – mówi Tomasz Pelczarski, Enterprise Account Manager w Fild.NET.

W wyniku aktualizacji wewnętrzne środowisko  pracy stało się jeszcze wygodniejsze i efektywne.“Udało się nam połączyć ofertowanie, sprzedaż, projektowanie i serwis w jeden spójny ciąg procesów, ponieważ portal stanowi obecnie naturalny łącznik dla systemu CRM, systemu do zarządzania projektami, firmowych baz wiedzy, oraz stanowi nośnik dla systemu obiegu dokumentów” – wyjaśnia Tomasz Pelczarski.

Aktualizacja opłacała się także dlatego, że dla większości funkcji przewidziano znacznie więcej opcji konfiguracji, przez co środowisko portalowe można znacznie lepiej dopasować do profilu działalności firmy i indywidualnych potrzeb użytkowników. “Więcej możliwości w dziedzinie ochrony i kontroli dostępu do informacji, więcej kreatorów, więcej scenariuszy zastosowań – to dokładnie to, co było nam potrzebne” – podkreśla Andrzej Biesiekirski.

Dane ogólne:

Kraj: Polska
Sektor: usługi doradcze i wdrożeniowe

Informacje o kliencie

Fild.NET to szybko rozwijająca się firma z Warszawy, która specjalizuje się w rozwiązywaniu problemów biznesowych dużych i średnich firm za pomocą oprogramowania Microsoft.

Sytuacja

Microsoft® Office SharePoint Server był przez Fild.NET wykorzystywany od wersji 2003. Przez kilka lat rozwiązanie stało się podstawą pracy grupowej konsultantów i inżynierów firmy, a także ułatwieniem we współpracy firmy z klientami.

Rozwiązanie

Wraz z pojawieniem się nowej wersji platformy – Microsoft® Office SharePoint Server 2007 – Fild.NET zdecydował się na aktualizację. Firma rozpoczęła analizę funkcjonalności nowej wersji jeszcze w trakcie programu Beta i wdrożyła ją niedługo po oficjalnej premierze.

Korzyści

• Łatwość definiowania procesów i łatwe ich łączenie z aplikacjami, m.in. z Microsoft® CRM, Microsoft® Outlook, Microsoft® Project Server
• Łatwiejszy dostęp do gromadzonej w firmie wiedzy i doświadczenia
• Precyzyjne i zautomatyzowane zarządzanie dostępem do informacji, pozwalające bezpiecznie udostępniać dane partnerom i klientom
• Bogatsze możliwości zarządzania informacją, w tym bibliotekami dokumentów; lepsza kontekstowość, udoskonalone sortowanie, większa skalowalność

Opis rozwiązania:

Sytuacja

Fild.NET Sp. z o.o. specjalizuje się w rozwiązywaniu problemów biznesowych za pomocą systemów informatycznych tworzonych na indywidualne zamówienie. Firma wspomaga klientów w budowaniu rozwiązań m.in. w następujących dziedzinach:

• wspomaganie decyzji
• zaawansowana analiza danych
• raportowanie dziedzinowe
• raportowanie skonsolidowane
• zarządzanie procesami biznesowymi
• współpraca z partnerami biznesowymi
• zarządzanie obiegiem dokumentów
• zarządzanie projektami
• efektywne zarządzanie wiedzą
• zarządzanie relacjami z klientami

Obszarów działalności Fild.NET jest więcej – często są to projekty niestandardowe, które wymagają odzwierciedlenia w aplikacjach unikalnych procesów biznesowych.

Już samo prowadzenie takiej działalności wymaga sporego wysiłku organizacyjnego, planowania, oraz systematycznego podejścia do zarządzania wiedzą, procesami i projektami. Do wspomagania tej działalności, w której każde przedsięwzięcie jest w sumie unikalne, firma potrzebowała narzędzia, które pozwoli jej zapanować zarówno nad działalnością usługową, jak i nad procesami projektowania rozwiązań.

“Nasze potrzeby sprowadzały się do rozszerzenia istniejących mechanizmów pracy grupowej o narzędzia i funkcje, które pozwoliłyby ludziom efektywnie pracować nad różnymi typami przedsięwzięć – od konsultingu biznesowego po zarządzanie wersjami oprogramowania” – wspomina Andrzej Biesiekirski, prezes Fild.NET.

Takie cechy Fild.NET odnalazł w środowisku Microsoft® Office SharePoint Portal Server 2003. Portal bardzo szybko stał się podstawowym narzędziem pracy w firmie, ułatwiając pracownikom firmy gromadzenie i wyszukiwanie informacji zawartej w szybko rosnących bibliotekach dokumentów.

Portal wewnętrzny w Fild.NET zawiera intranetowe witryny tematyczne, biblioteki dokumentów z funkcjami pełnotekstowego indeksowania oraz wyszukiwania, bazy wiedzy dziedzinowej oraz aplikacje automatyzujące procesy wewnętrzne.

Obszarem, w którym Fild.NET uzyskał korzyści już po wdrożeniu wersji 2003 jest praca z informacją w podróży. “Wcześniej wszystko trzeba było wozić ze sobą i ewentualnie synchronizować całą pocztę. Dzięki portalowi wszyscy wiedzą, gdzie znajdują się najświeższe wersje dokumentów. Wystarczy kliknąć na łącze i pobrać najnowszy plik. Nie trzeba do nikogo dzwonić, ustalać – to bardzo wymierna korzyść, ponieważ pozwala ludziom efektywniej pracować”  - mówi Tomasz Pelczarski.

W międzyczasie Fild.NET wdrożył także inne narzędzia wspomagające zarządzanie. Jednym z ważniejszych był Microsoft® Project Server, za pomocą którego firma koordynuje prowadzone przedsięwzięcia. Innym ważną nowością w Fild.NET jest Microsoft® CRM 3.0 – rozwiązanie wspomagające zarządzanie sprzedażą, usługami i marketingiem.

“Gdy w firmie obok siebie zaczęły działać trzy duże środowiska do zarządzania informacją, stało się oczywiste, że trzeba je jakoś połączyć. Ostatecznie każde z nich służyło do obsługi tych samych klientów, tyle, że na różnych etapach współpracy i w różnych obszarach. Platformą integrującą miał być SharePoint, ale w tym czasie wiedzieliśmy już, że wkrótce dostępna będzie Beta kolejnej wersji, czyli dzisiejszego SharePoint Server 2007” – opowiada Andrzej Biesiekirski.

Fild.NET postanowił poczekać z integracją do czasu zapoznania się z możliwościami nowej wersji. Już wtedy wiadomo było bowiem, że będzie to wersja znacząco rozszerzająca dotychczasową funkcjonalność. “Gdy tylko mieliśmy możliwość przyjrzeć się bliżej wersji 2007 stało się jasne, że inwestowanie w rozwój dotychczasowej wersji nie ma sensu. Wiele z potrzeb, które zrodziły się po analizie dotychczasowej pracy z narzędziem wersja 2007 oferowała w całości lub prawie w całości ‘prosto z pudełka’”– mówi Andrzej Biesiekirski.

Rozwiązanie

Migracja z wersji 2003 do 2007 odbyła się na początku 2007 r. i trwała ok. 2 miesiące. Tyle czasu potrzebne było na przeniesienie danych, skonfigurowanie nowej wersji zgodnie z życzeniami użytkowników, a także ustalenie, które z nowych funkcji wdrażać i w jakim zakresie.

“Bogactwo funkcjonalne SharePoint Server 2007 może na pierwszy rzut oka przytłaczać, ale nie ma przecież obowiązku wdrażać wszystkich funkcji. Z tego wielkiego zbioru można sobie wybrać to, co w firmie rzeczywiście jest potrzebne i co ma szanse przełożyć się na większą efektywność” – relacjonuje Tomasz Pelczarski.

Jedną z nowości, która w oczach Fild.NET’u zasługiwała na natychmiastowe wykorzystanie była silna integracja środowiska portalowego ze środowiskiem usług katalogowych Active Directory. “W wersji 2003 w praktyce konieczne było stworzenie mechanizmów zapewniających synchronizację baz użytkowników i ich uprawnień. W wersji 2007 wszystko dzieje się automatycznie, a ponadto uprawnienia można definiować bardzo precyzyjnie, czego wersja 2003 nie zapewniała. Przykładowo, uprawnienia można nadawać do poszczególnych dokumentów, a nie jak dotychczas, do poszczególnych bibliotek. To bardziej naturalne, ponieważ z tych samych bibliotece dziedzinowych czy projektowych korzystają osoby o różnych uprawnieniach. Nie ma już potrzeby tworzenia kilku bibliotek o różnych poziomach uprawnień” – mówi Tomasz Pelczarski.

Efektywne połączenie SharePoint z Active Directory było ważne z punktu widzenia integracji wewnętrznych systemów firmy. SharePoint miał stać się środowiskiem umożliwiającym płynne zarządzanie obsługą klientów na wszystkich etapach współpracy. W tym celu miał integrować Microsoft CRM 3.0, Microsoft Project Server 2003, a także szereg aplikacji działających w ramach portalu SharePoint.

“Obecnie użytkownik zalogowany do jednego systemu automatycznie zostanie przeniesiony do pozostałych systemów po kliknięciu na łącze z kontaktami, historią korespondencji czy aktualnym stanem prac nad realizowanym projektem. Z punktu widzenia użytkownika wszystkie informacje są w portalu, choć tak naprawdę sięga w międzyczasie do kilku różnych aplikacji. Dzięki tej integracji również dane wprowadzone w jednym środowisku lądują we wszystkich właściwych bazach” – tłumaczy Andrzej Biesiekirski.

Integracja aplikacji umożliwiła integrację wewnętrznych procesów biznesowych. Obecnie zamówienie potwierdzone w systemie CRM Fild.NET’u przekształcane jest w projekt, dla którego – na podstawie treści umowy – tworzony jest harmonogram na serwerze projektów. W kontekście nowego projektu projektanci i programiści mogą sięgać do baz wiedzy na temat problemów i rozwiązań. Sprzedawcy i opiekunowie klientów mają zaś stały wgląd do informacji o postępach prac.

“W wersji 2007 w portalu dostępne są gotowe komponenty Web Parts, automatycznie komunikujące się z zewnętrznymi aplikacjami i wyświetlające informacje lub łącza do zasobów w odpowiednim kontekście. Liczba i sposób działania tych komponentów świadczy o tym, że Microsoft przewidział wiele scenariuszy wykorzystania środowiska SharePoint. Bardzo nam to odpowiada, bo mamy świadomość, że istnieją gotowe rozwiązania dla problemów, które być może będziemy mieć w przyszłości” – relacjonuje Andrzej Biesiekirski.

SharePoint Server 2007 przyniósł wiele nowości w dziedzinie zarządzania informacją. Możliwe jest bardzo szczegółowe określenie zasad działania list, w tym zwłaszcza filtrowania i sortowania informacji. Tak naprawdę dostosować można każdy aspekt działania portalu. Konfigurację standardową każdy z użytkowników może dostosować do własnych potrzeb lub upodobań – oczywiście w ramach nadanej roli i powiązanych z nią uprawnień. Personalizacja dotyczy spraw tak kluczowych jak nawigacja, sposób obsługi kluczowych funkcji, np. przeszukiwanie zasobów i filtrowanie wyników, a także mniej ważnych, jak kolory czy wzorce widoków.

Korzyści z wdrożenia

SharePoint Server 2007 pozwolił Fild.NET’owi odświeżyć spojrzenie na własne procesy, a jednocześnie ułatwił ich usprawnienie. Uniwersalne narzędzie do zarządzania gromadzeniem i udostępnianiem informacji – pod taką definicją portalu SharePoint pracownicy Fild.NET z pewnością chętnie się podpiszą.

Wśród ewidentnych korzyści z migracji SharePoint Portal 2003 do SharePoint Server 2007 Fild.NET może mówić o:

• Łatwości definiowania procesów i łatwe ich łączenie z aplikacjami, m.in. z Microsoft® CRM, Microsoft® Outlook, Microsoft® Project Server
• Prostszym i bardziej intuicyjnym niż dotychczas dostępie do gromadzonej w firmie wiedzy i doświadczenia
• Większych możliwości zarządzania informacją, w tym bibliotekami dokumentów; lepsza kontekstowość, udoskonalone sortowanie, większa skalowalność.
• Znacznie większych możliwościach dostosowywania środowiska do różnych procesów i różnych potrzeb użytkowników

Oprogramowanie i usługi

Produkty

• Microsoft® Office System 2007
• Microsoft® Windows Server 2003
• Microsoft® Office SharePoint Server 2007
• Microsoft® Project Server 2007

Partner

Wdrożenie własne partnera.

Więcej informacji o SharePoint Server 2007 i Fild.NET dostępne jest na stronach www.microsoft.pl.

Informacje o firmie

Dzięki przejęciu przez amerykański koncern Exide Corporation, Centra uzyskała dostęp do najnowocześniejszych technologii i metod zarządzania oraz rynków zbytu.

Wyzwanie

Po przejęciu spółki Centra SA przez Exide Technologies, znacząco wzrosło tempo produkcji. Nowy właściciel doinwestował poznańską fabrykę, dając jej jednocześnie dostęp do nowych technologii. Centra SA, jako pierwsza w Polsce, uzyskała certyfikat potwierdzający zgodność systemów zarządzania jakością z wytycznymi normy ISO/TS 16 949 oraz poddała się certyfikacji na zgodność z normą środowiskową ISO 14001. CENTRA posiada również certyfikat organizacji IQNet, która zrzesza 38 jednostek certyfikujących systemy zarządzania (zgodnie z wymaganiami międzynarodowych standardów takich jak np. ISO 9001, ISO 14001; branżowych specyficznych standardów jak np. ISO/TS 16 949) z całego świata z siedzibą w Szwajcarii.

W związku z rosnącą produkcją, nowymi technologiami stosowanymi w Centra SA i zaostrzonymi wymogami jakościowymi, dział IT potrzebował sprawnego zarządzania pojawiającymi się problemami informatycznymi w obrębie przedsiębiorstwa. Brakowało narzędzia, dzięki któremu sprawnie można byłoby reagować na potrzeby pracowników tak, aby utrudnienia wynikające z awarii systemów informatycznych czy sprzętu były jak najmniejsze i nie powodowały strat w produkcji.

Dotychczas dział IT przyjmował zgłoszenia awarii telefonicznie – pracownicy mający problem dzwonili do pracowników działu IT zgłaszając i ustalalając szczegóły oraz termin usunięcia problemu. Nieobecność pracownika, który przyjął zgłoszenie, automatycznie wydłużała czas rozwiązania problemu. Przy zwiększającej się automatyzacji procesów i konieczności spełniania przez przedsiębiorstwo wymogów jakościowych narzucanych przez uzyskane certyfikaty, system ten przestał zdawać egzamin, gdyż nie pozwalał na dobrą kontrolę i zarządzanie zadaniami a tym samym na ocenę skuteczności działań.

Największymi bolączkami działu IT były:

• utrudniona ocena wykorzystania zasobów informatycznych,

• niedostateczna kontrola nad realizacją zadań,

• słabe zarządzanie czasem pracy oraz trudność w ocenie obciążenia pracowników zadaniami.

Centra SA zdecydowała się na innowację oprogramowania, aby zautomatyzować i uprościć kontrolę procesów informatycznych. Potrzebowano przede wszystkim narzędzia, które z jednej strony pozwoliłoby na łatwe i szybkie zgłaszanie problemów do działu IT pozwalając śledzić dalszy bieg tego zgłoszenia a z drugiej strony pozwoliłoby na lepsze zarządzanie czasem pracy i kontrolę realizacji zadań. Ze względu na typowo projektowy charakter pracy zespołu informatycznego przy obsłudze zgłoszeń pracowników innych działów, zdecydowano się na wdrożenie Microsoft Enterprise Project Management (EPM).

Rozwiązanie

Spółka poszukiwała w miarę taniego i prostego w obsłudze rozwiązania, które spełniałoby jej oczekiwania a jednocześnie zostałoby szybko zaakceptowane przez pracowników. Spółka korzystała dotychczas z oprogramowania Microsoft, zdecydowano się więc rozszerzyć posiadane już oprogramowanie o narzędzia wspomagające zarządzanie projektami firmy Microsoft. Dzięki temu osiągnięto nie tylko korzyści skali wynikające z zastosowania jednolitej platformy, ale również uzyskano wysoką akceptację pracowników, którzy szybko, bez czasochłonnych szkoleń, mogli zacząć pracować w systemie. Zaraz po wdrożeniu EPM niemal niezauważalnie zintegrował się z innymi elementami platformy Office System i rozpoczął funkcjonowanie w Centra SA.

W skład rozwiązania wchodzą:

• Microsoft Office Project Professional 2003 służący do tworzenia harmonogramów, analizowania, planowania i zarządzania zasobami w projekcie;

• Microsoft Office Project Web Access zapewniający dostęp do projektów i dokumentacji projektowej przechowywanych na serwerze Project Server;

• Microsoft Office Project Server 2003 będący platformą do zarządzania projektami i portfelem projektów w przedsiębiorstwie, zapewniającą centralizację i standaryzację informacji o projektach.

W ramach Microsoft Projekt Server 2003 wykorzystano technologię SharePoint, umożliwiającą stworzenie witryny sieciowej do pracy zespołowej nad dokumentami, pozwalającej na zarządzanie, wersjonowanie i wymianę dokumentów, informacji i śledzenie błędów.

EPM został przeznaczony do monitorowania zadań związanych z obsługą zgłoszeń zaś SharePoint został przystosowany do rejestrowania problemów zgłaszanych przez pracowników wszystkich działów spółki.

Prace wdrożeniowe rozpoczęto od przygotowania witryny helpdesk – zgłoszenia telefoniczne zastąpiono wygodną witryną, poprzez którą pracownicy zgłaszają problemy i potrzeby informatyczne. Każdy z pracowników przedsiębiorstwa ma dostęp do witryny, w każdej chwili może się zalogować i wpisać swój problem. Następnie informacja zostaje przesłana do administratora IT, który nadaje zgłoszeniu odpowiedni statut i przydziela zadanie zespołowi IT. Widok witryny przedstawia rys.1. Dzięki ustandaryzowaniu danych stworzono przejrzystą logiczną strukturę, która pozwala każdemu z użytkowników przeglądać problemy systematyzując je według zadanych kryteriów: statusu, priorytetów czy stopnia zaawansowania rozwiązania. Poszczególne problemy, po rozwinięciu, mają postać list dyskusyjnych, co pozwala zgłaszającym prześledzić kolejne etapy rozwiązań i uwagi pracowników działu IT. Pozwala to również zgłaszającym na włączenie się do dyskusji na każdym etapie i zadawanie dodatkowych pytań czy dodanie, uściślenie informacji o problemie.

Z drugiej strony informacje zawarte w witrynie helpdesk można eksportować do arkusza kalkulacyjnego i dowolnie analizować. Stanowi to kopalnię informacji do dalszej obróbki, jak choćby wyselekcjonowania najczęściej pojawiających się problemów w określonych działach i podjęcia decyzji co do inwestycji informatycznych czy niezbędnych szkoleń dla pracowników w celu poprawy jakości pracy.
Dodatkowo, dzięki EPM możliwe jest dalsze zarządzanie informacjami i zasobami. Widoki raportowe, zdefiniowane w trakcie wdrożenia, są dostępne dla odpowiednich osób jednym kliknięciem a wszystkie dokumenty związane z danym problemem (w ustalonych szablonach) gromadzone są w jednym miejscu. Pozwala to bardzo łatwo ocenić, które problemy zostały już zakończone, które przebiegają zgodnie z założeniami a które, i z jakich przyczyn, są zagrożone opóźnieniem. Mając te dane, kierownik działu może na bieżąco zmodyfikować harmonogramy działań i przeorganizować zespoły pracownicze tak, by dotrzymać założonych terminów.

EPM pozwala na przechowywanie i analizowanie danych historycznych – przy pojawianiu się danego problemu po raz kolejny, kierownik działu IT może w każdej chwili prześledzić krok po kroku działania podejmowane w poprzednich przypadkach i lepiej oszacować możliwości i potrzeby w bieżącym przypadku. Czyni to planowanie bardziej wiarygodnym i spójnym.

Dział IT może stworzyć bazę FAQ najczęściej pojawiających się problemów, co pozwoli użytkownikom, poprzez schemat działań w danym przypadku, na samodzielne usunięcie drobnych, niewymagających interwencji specjalisty, awarii.

Kolejną ważną korzyścią dla działu IT z wdrożenia EPM jest zarządzenie personelem. Zastosowana technologia pozwala na ścisłe dostosowanie ludzi do celów przedsiębiorstwa, przydzielając ich zgodnie z projektami o najwyższym priorytecie. Z drugiej strony kierownik działu ma narzędzie, które pozwala dość precyzyjnie mierzyć zaangażowanie i wydajność pracowników.

Korzyści biznesowe

„W dzisiejszych czasach, kiedy informatyka jest swego rodzaju kręgosłupem przedsiębiorstwa warto szukać narzędzi, które pomogą utrzymać ten kręgosłup w dobrym stanie. EPM bardzo nam się tu sprawdził.” mówi Adam Kosakowski, Manager IT EPM pozwolił szybko, bez dużych nakładów finansowych, rozwiązać główne problemy , z jakimi borykał się dział informatyczny. Stworzono jednocześnie nowe standardy jakościowe zarządzania zgłoszeniami problemów informatycznych w całym przedsiębiorstwie.

Proste zarządzanie zgłoszeniami

Dzięki stworzeniu zestawu widoków, odpowiednio przystosowanych do potrzeb działu IT, przegląd zgłoszeń według najważniejszych kryteriów jest błyskawiczny, Widoki te zawierają pełen zestaw niezbędnych wskaźników (rodzaj problemu, status, odchylenie od harmonogramu, osoba odpowiedzialna), które do tej pory były rozproszone. Pozwala to szybko zorientować się co do stanu prac oraz odpowiednio szybko podjąć ewentualne kroki naprawcze. Dzięki wykorzystaniu posiadanych licencji Microsoft udało się zarówno rozwiązać konkretną potrzebę biznesową jak i utrzymać jednorodne środowisko informatyczne.

Bezpieczne planowanie

Zgromadzenie wszystkich informacji w jednym miejscu pozwala bezpiecznie planować działania i ustalać harmonogramy zadań. Pozwala też na bieżąco reagować na pojawiające się problemy, oszacowań możliwe opóźnienia w pracach i modyfikować przydział zadań pracownikom tak, aby dotrzymać terminów zawartych w harmonogramach.
Dodatkowo, opierając się na danych historycznych, przechowywanych w systemie EPM, kierownik działu IT może lepiej planować działania i korzystać ze sprawdzonych scenariuszy postępowania.

Jedna baza

W wyniku wdrożenia EPM udało się zebrać wszystkie informacje w jedną, łatwo dostępną bazę danych, która jest kopalnią informacji do dalszej obróbki. Dzięki ustandaryzowaniu formuły zgłoszeń oraz możliwości eksportowania danych pomiędzy witryną helpdesk a arkuszami kalkulacyjnymi dane można dowolnie grupować i analizować otrzymując informacje, które do tej pory były nieosiągalne. Przekłada się to na lepsze planowanie pracy, inwestycji informatycznych w przyszłości, wyszukanie słabych punktów w strukturze informatycznej przedsiębiorstwa a konsekwencji większej funkcjonalności całego przedsiębiorstwa.

Zarządzanie pracą zespołu

Dzięki EPM i zarządzaniu projektowemu zgłoszeniami, kierownik działu ma klarowny obraz obciążenia zadaniami każdego z pracowników, może precyzyjnie mierzyć ich zaangażowanie i wydajność pracy. Może łatwo, w razie potrzeby, przeorganizować podział pracy i przesunąć pracowników do bardziej priorytetowych zadań.

Szybkie rozwiązanie konkretnego problemu

Centra SA potrzebowała prostego, efektywnego rozwiązania konkretnego problemu informatycznego „na już”. EPM świetnie sprawdził się w tym miejscu – dostarczył odpowiednich narzędzi zarządzania bez konieczności dokonywania długotrwałych analiz i tworzenia koncepcji. Wdrożenie zakończono po dwóch tygodniach.

Minimalne szkolenia

Dzięki zastosowaniu znanej już użytkownikom technologii wymagane było tylko krótkie szkolenie pracowników działu informatycznego. Witryna helpdesk dostępna jest przez przeglądarkę internetową i nie wymaga szkoleń.